Ein Doppelklick auf das TGAsoft-Symbol auf dem Desktop öffnet die Startoberfläche und damit den Ausgangspunkt der Datenbankanwendung.

1.0.1 Synchronisation

Vor jedem Start der Anwendung (und beim beenden) wird eine Synchronisation durchgeführt. Das bedeutet lokale Dateneingaben werden mit den Daten auf dem Server abgeglichen. Eingegebene Daten werden also nicht in Echtzeit mit dem Server ausgetauscht, was einerseits erlaubt offline und ohne Netzwerkverbindung mit der Datenbank zu arbeiten, andererseits aber auch eine gewisse Zuverlässigkeit vom Benutzer abverlangt die Daten in beiden Richtungen immer aktuell zu halten.

Da sich mobile Geräte aber häufig nur über langsame Internetverbindungen (z.B. mit SIM-Karte) per VPN in das Firmennetzwerk einwählen können, kann es je nach der eigenen Downloadgeschwindigkeit und der Uploadgeschwindigkeit im Firmennetzwerk, zu längeren Wartezeiten kommen. Benutzer die sich über VPN verbinden (meist mobile Clients auf Notebooks) sollten das vor dem öffnen der Anwendung bedenken und nach eigenem Ermessen die TGAsoft starten bevor die VPN-Verbindung aufgebaut wurde, bzw. die VPN-Verbindung vor dem starten der Datenbankanwendung schließen.

1.0.2 Update

Mobile Clients fragen deshalb beim Starten ob der Benutzer ein Update herunterladen möchte, sofern eine neuere als die installierte Version zur Verfügung steht. Besteht keine VPN-Verbindung wird das Update über einen Server im Internet und nicht über das Firmennetzwerk heruntergeladen, was zu deutlich spürbar kürzeren Wartezeiten führen kann.

Zwar kann das Update auch mit bestehender VPN-Verbindung geholt werden, aufgrund der begrenzten Uploadgeschwindigkeit im Firmennetzwerk bietet es sich aber an das Update zunächst ohne VPN-Verbindung zu holen. Auch hier sollte bitte unter Berücksichtung der zu erwartenden Wartezeiten jeder selbst entscheiden ob ein Update jetzt oder später holen möchten.

Sofern es sich zeitlich einrichten lässt sollte bitte immer möglichst sofort geupdatet und sycnhronisiert werden um die Datenintegrität gewährleisten zu können!

1.0.3 Startoberfläche

Ist das Update und die Synchronisation beendet, lassen sich über die nun geöffnete Oberfläche nach der Anmeldung mit dem eigenen Namen und Passwort, je nach Zugriffsrecht, die 6 Anwendungsteile öffnen, allgemeine Optionen konfigurieren und eigene Aufgaben in einer Übersicht anzeigen.

Mit einem Klick öffnet sich über den Button "Projektabwicklung" auf der Startoberfläche die Projektabwicklung. Über die Projektabwicklung lassen sich Arbeitszeiten, projektbezogene Materialkosten und Leihgerätekosten, persönliche Abwesenheiten, und projektspezifische Aufgaben sowie Projektkontakte und Personal, eingeben und ansehen. Die Projektabwicklung deckt außerdem den Bedarf an diversen Berichten wie z.B. Zeitnachweise, Leistungsnachweise, Projektbeschreibungen, etc.

Das nun folgende Prinzip der Datenaufteilung lässt sich identisch auf die meisten anderen Anwendungsteile adaptieren und eignet sich daher wunderbar um die Grundlagen im Umgang mit der Datenbank zu vermitteln.

Jede Anwendung ist in 3 Bereiche unterteilt:

1.1.1. Optionsleiste

Über die Optionsleiste sind von fast überall aus nützliche Werkzeuge und Berichte zugänglich.

1. TGAsoft Hauptmenü: Holt die TGAsoft Startoberfläche in den Vordergrund.
2. Daten in KF: Öffnet ein Popup mit dem sich die Inhalte des Auswahllistenfeldes in dem sich der Cursor befindet verändern und erweitern lassen.
3. Erw. Suche: Durchsucht alle Spalten des Auswahllistenfeldes in dem sich der Cursor befindet nach dem gewünschten Suchbegriff.
4. Zoom Feld: Öffnet ein Popup und stellt den Inhalt des Feldes in dem sich der Cursor befindet in einem großem Textfeld dar.
5. Fehlerbericht senden: Öffnet ein Popup in dem sich eine Fehlerbeschreibung eingeben lässt. Mit Klick auf OK wird der beschriebene Fehler per Mail an den Support gesendet.
6. Aufteilung ändern: Verändert die Bereichsaufteilung der Datenansicht.
7. Berichte: Ein Popupfenster mit für den Druck aufbereiteten Daten zum jeweiligen Thema wird geöffnet.

1.1.2. Elterndaten / Hauptformular (HFO)

Die Datenansicht ist in 2 Teile aufgeteilt, die Elterndaten (1.1.2) und die Unterdatensätze (1.1.3).

1. Hauptformular: Im oberen Elterndaten-Teil trifft man eine grundlegende Auswahl (wie z.B. das Projekt mit dem man arbeiten möchte). Für diese Auswahl werden dann in direkter Abhängigkeit zugehörige Daten im unteren Teil (1.1.3) angezeigt.
2. Datensatz: Wählt man einen Datensatz (hier jede Zeile ein Projekt) aus, wird unten (1.1.3) das für dieses Projekt zugeteilte Personal angezeigt.
   Wechselt man per Klick den Datensatz (das Projekt) im Hauptformular werden nun auch andere Daten im unteren Teil angezeigt.
3. Register-Reiter: Mit den Registerreitern lässt sich das Thema für die Hauptdatensätze wechseln. Möchte man z.B. nicht nur die Arbeitszeiten zu einem Projekt, sondern Übergreifend für alle Projekte sehen, klickt man auf den Reiter "Projektzeiten"

1.1.3. Unterdaten / Unterformular (UFO)

1. Unterformular: Im Unterdatenteil werden immer nur die passende Daten für den im oberen Teil gewählten Elterndatensatz angezeigt. Am Projekt beteiligte Mitarbeiter oder Arbeitszeiten, etc., gelten nur für das im oberen Teil blau hinterlegte Projekt.
2. Unterregister-Reiter: Über die Registerreiter im Unterdatenformular lässt sich das Thema für die Unterdatensätze wechseln. So können hier in der Projektverwaltung in Abhängigkeit vom Projekt, Projektmitarbeiter, Kundenkontakte, Arbeitszeiten, Marterial & Prüfmittelkosten, Projektaufgaben und Projektdetails zum jeweils oben ausgewählten Projekt angezeigt werden.

1.1.4 Benutzerdefinierte Aufteilung der Datenansicht

Für etwas mehr Übersicht in dem Datenteil in dem man gerade arbeiten möchte, lässt sich über den Button "Aufteilung ändern" in der Optionsleiste, die Datenansicht in 3 Varianten umschalten

1. Vollbild: Nur Elterndaten über die gesamte Fenstergrößeganzen Bildschirm anzeigen
2. Geteilte Ansicht: Aufteilung 50/50
3. Unterdaten im Vollbild: Nur den betroffenen Elterndatensatz mit so vielen Unterdatensätzen wie möglich anzeigen

1.2.1 Sortieren von Datensätzen

Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift einer Spalte lassen sich die Daten nach den Werten der entsprechenden Spalte sortieren.

Der erste Klick sortiert dabei aufsteigend, der zweite Klick absteigend.

1.2.2 Suchen bzw. Filtern von Datensätzen

Wird nach einen bestimmten Datensatz gesucht, z.B. nach dem Projekt "11179-MM" bietet es sich an die Filterfunktion zu verwenden.

Dafür wird direkt unter der Spalte in der man einen bestimmten Wert suchen möchte (in unserem Fall die Projekt-Nr.) der Cursor in das Feld mit dem Suchhinweis gesetzt. Der Hinweis verschwindet, man gibt den gewünschten Suchbegriff ein und betätigt die Eingabetaste (Enter/Return).

Es werden nun nur die Datensätze angezeigt die dem gewählten Kriterium entsprechen. Als Hinweis für einen aktiven Filter wird der "Suche löschen"-Button mit roter Schrift dargestellt.

Möchte man nun wieder alle Datensätze anzeigen und die Suchkriterien entfernen drück man auf den "Suche löschen"-Button.

An vielen Stellen stehen zudem Schnellfilter zur Verfügung. Schnellfilter gibt es in unterschiedlichen Varianten:

Sofortauswahl

Anzeige aller Datensätzen die denangeklickten Buchstaben als Anfangsbuchstaben in der Namensgebenden Spalte haben

Statusfilter

Zeigt nur Datensätze einem bestimmten Status nach an. Im Fall der Projektabwicklung wird hierführ die Projektphase verwendet

Auswahlfilter

Zeigt nur Datensätze für eine bestimmte Auswahl an. Im Fall der Projektabwicklung z.B. für einen bestimmten Mitarbeiter oder Zeitraum.

1.2.3 Neuen Datensatz eingeben

Sofern es das Benutzerrecht erlaubt lassen sich neue Datensätze anfügen. Für Elterndaten/Hauptformulare gibte es einen speziellien Button unter dem Suchfeld anlegen. Später wird das z.B. für Techniker interessant um ein neues Messprotokoll anzulegen.

In der Projektabwicklung lassen sich neue Datensätze nur für Unterdatenformulare bzw. für Projektzeiten und Abwesenheiten anlegen. Nicht immer ist jedoch ein neuer Datensatz möglich. Befindet man sich z.B. im Reiter Projektzeiten muss zuerst ein Mitarbeiter ausgewählt werden damit die Eingabe möglich wird. Um eine neue Eingabe zu machen muss dann zur letzten Zeile der Datensicht navigiert werden. Unter dem letzten Datensatz befindet sich ein neuer (leerer) Datensatz.

Sobald Informationen in den leeren Datensatz geschrieben oder ausgewählt werden, erscheint wieder eine neue leere Zeile. Der Datensatz mit den eigenen Eingaben wird gespeichert sobald dieser mit Klick in einen anderen Datensatz verlassen, oder die Datensicht geschlossen wird.

Viele Felder werden als Pflichteingaben behandelt, d.h. es ist nicht möglich fortzufahren bevor ein Wert in das entsprechende Feld eingegeben wurde. Diese Pflichfelder werden durch ein Sternchen "*" in der Spaltenüberschrift gekennzeichnet.

Die Eingabe von Daten in einen bestehenden oder neuen Datensatz kann abgebrochen werden sofern der Datensatz noch nicht durch verlassen gespeichert wurde. Die Eingabe in das aktuelle Feld wird durch betätigen der "Escape"-Taste abgebrochen. Ein erneutes betätigen verwirft dabei den kompletten Datensatz.

1.2.4 Datensatz löschen

An vielen Stellen lassen sich Eingaben auch wieder löschen. Dies ist immer durch einen "Löschen"-Button am Ende der Datensatzzeile gekennzeichnet.

Dabei gilt es zu unterscheiden zwischen den 2 Varianten des löschens:

Ausblenden / Deaktivieren

Datensätze wie z.B. eine Firma werden immer wieder in anderen Datensätzen referenziert. Zum Beispiel wird im Projekt ein Auftraggeber, Auftragnehmer, Rechnungsempfänger und Leistungsnehmer verknüpft. Eine Firma lässt sich daher nicht endgültig löschen, sondern nur ausblenden. Für diese Fälle wird neben den Suchfeldern ein Button zum Umschalten der Ansicht angezeigt.

Nach Klick auf den Button werden nur gelöschte/ausgeblendete Datensätze angzeigt und können über den "Wiederherstellen"-Button von hier aus auch wiedehergestellt werden.

Endgültig Löschen

Alle anderen Datensätze werden endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Das geschieht dann immer mit einer Sicherheitsabfrage ob der Datensatz auch wirklich gelöscht werden soll, um versehentliches löschen zu vermeiden.

Kombinationsfelder sind Auswahllistenfelder. Sie ermöglichen es aus einer Liste von Werten auszuwählen statt dieselben Informationen immer wieder erneut einzutippen.

1.3.1 Kombinationsfelder durchsuchen

Kombinationsfelder offenbaren beim aufklappen häufig mehrere Spalten mit zusätzlichen Informationen. Diese Spalten sollen helfen die enthaltenen Werte eindeutig identifizieren zu können, sind aber nur beim Aufklappen ersichtlich und werden nach einer Auswahl nicht mehr unmittelbar angezeigt.

Wenn viele, manchmal mehrere Hundert Werte über ein Kombinationsfeld zuägnglich sind, wird das schnell unübersichtlich und es macht Sinn das Feld mit einer speziellen Suchfunktion nach seinen Inhalten zu durchsuchen.

Mit der "Erw. Suche"-Funktion lassen sich sämtliche Inhalte auch anderer Spalten eines Kombinationsfeldes durchsuchen. Hierfür muss der Cursor in das zu durchsuchende Kombinationsfeld gesetzt und anschließend auf den "Erw. Suche"-Button geklickt werden.

In dem sich öffnenden Dialogfenster gibt man den gewünschten Wert ein und klick auf OK. Es wird eine Liste ausgeben die alle mit dem Suchkriterium übereinstimmenden Werte enthält. Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Zeile wird der Wert als Auswahl übernommen.

1.3.2 Daten in einem Kombinationsfeld ergänzen

Die Inhalte einiger Kombinationsfelder lassen sich auch an Ort und Stelle durch den Benutzer verändern, sofern dieser die entsprechenden Schreibrechte besitzt. Der Dialog mit dem sich die Inhalte eines Kombinationsfeldes verändern lassen, ist über die Optionen mit Klick auf "Daten in KF" zugänglich wenn sich der Cursor im entsprechenden Auswahllistenfeld befindet.

1.4.1 Buttons benutzen

Buttons an vielen Stellen ermöglichen den einfachen Zugang zu nützlichen Informationen. Ein Biespiel sind die Kontaktdaten eines Projektkontakts auf Kundenseite unter einem ausgewählten Projekt. Mit einem Klick auf den Kontaktdaten-Button öffnen sich die Kontaktdaten der gewünschten Person.

Ein weiteres Beispiel wäre der Sprung zum Projektordner im Windowsexplorer. Vor jedem Projektdatensatz steht ein "Öffnen"-Button am Zeilenanfang. Mit Klick auf diesen Button öffnet sich ein Explorerfenster mit dem zum Projekt passenden Ordner.

Sofern noch kein Ordner verknüpft wurde wird nun zur Auswahl des Ordners aufgefordert. Die neue Verknüpfung wird dann bei der nächsten Synchronisation an alle Mitarbeiter verteilt und steht fortan jedem zur Verfügung.

Buttons dieser Art gibt es an vielen Stellen in der Datenbank. Oft erleichtern sie die Navigation oder verbessern die Zugänglichkeit von bestimmten Informationen. Wer sie bewusst einsetzt kann sich dadurch oft die Arbeit ein stückchen erleichtern.

1.4.2 Tooltips beachten

Nicht immer kann man auf den ersten Blick erkennen was sich hinter einem bestimmten Button verbirgt. Dafür gibt es die sogenannten Tooltips.
Bewegt man den Mauszeiger über einen Button, ein Feld, eine Spaltenüberschrift oder eine Feldbezeichnung, erscheint nach einem kurzen Moment ein Tooltip mit weiterführenden Informationen zu dem betroffenen Objekt.

1.4.3 Gesperrte Felder

Nicht jeden angezeigten Feldwert kann man ändern. Manche Felder sind aus Sicherheitsgründen (Datenintegrität, Benutzerrecht, etc.), konzeptionellen (z.B. 1:n Beziehungen) oder technischen Gründen (z.B. berechnete Felder) gesperrt. Es ist jedoch möglich auf einen Blick zu erkennen welche Feldwerte editierbar sind und welche nicht:

• Pflichtfelder bzw. für Anforderungen benötigte Mindesteingabe = *-Symbol hinter/vor dem Feld
• Gesperrtes Feld = gepunkteter Rahmen
• Berechnetes Feld = gestrichelter Rahmen
• Es basieren weitere Berechnungen auf dem Feldwert = blaue Rahmenfarbe (nur Gebäudeverwaltung)

1.5.1 Was sind Berichte?

Berichte sind zum Druck aufbereitete Daten zu einem bestimmten Thema. Im Projektablauf ist es z.B. häufig notwendig einen Leistungsnachweis über Leistungen eines bestimmten Zeitraums vom Auftraggeber abzeichen zu lassen.

Fast alle Berichte sind ausschließlich über die Optionenleiste zugänglich. Ihre Funktion kann über den Namen bzw. Tooltip abgeleitet werden. Ausnahmen stellen Berichte für Knoten einer Baumansicht dar, welche dann über einen Rechtsklick auf den entsprechenden Knoten erreicht werden können. Für die Projektabwicklung ist das aber vorerst unrelevant.

1.5.2 Einen Bericht öfnen

Berichte werden immer in Abhängigkeit zum gewählten Thema (oft auch in Abhängigkeit vom Registerreiter) einer Anwendung angezeigt. Über die Projektabwicklung sind somit nur Projektabhängige Berichte zugänglich (Liste aller verfügbaren Berichte).
Oft werden Berichte nur für den gewählten Datensatz (z.B. das aktuelle Projekt) geöffnet. Häufig erscheint vor dem öffnen auch ein kleiner Dialog mit weiteren Optionen zum gewünschten Datenumfang, meist mit einer oder mehreren der folgenden Auswahlmöglichkeiten.

1. Alle anzeigen: Zeit alle Datensätze (z.B. alle Projekte) an
2. Formularfilter übernehmen: Zeigt alle Daten mit Einschränkung durch die im Formular gesetzten Suchkriterien an
3. Nur gewählten Datensatz: Zeigt den Bericht nur für den gewählten (blau hinterlegten) Datensatz an
4. Mitarbeiter und Zeitraum: Öffnet den Bericht unter Einschränkung des gewählten Mitarbeiters und Zeitraums

1.5.3 Bericht drucken

Durch Rechtsklick auf das Berichts-Popup öffnet sich das Drucken-Kontextmenü, über das sämtliche verfügbaren Druckoptionen zugänglich sind.