Über Projektaufgaben ordnen Projektleiter den Mitarbeitern Projektspezifische Aufgaben zu. Diese sind meist bis zu einem bestimmten Zeitraum zu erledigen und sollen so den Workflow unterstützen.

2.1.1 Meine Aufgaben anzeigen

Eine Übersicht aller Aufgaben ist über die Startoberfläche mit dem Button "Meine Aufgaben" zugänglich.

Beim öffnen werden Standardmäßig nur die aktiven Aufgaben des angemeldeten Users angezeigt.
Mit der Schnellfilterleiste lässt sich die Anzeige der Aufgaben nach dem gewünschten Status und Mitarbeiter einschränken.

Überfällige Aufgaben werden Rot hinterlegt, Mitarbeiterunabhängige allgemeine Notizen zum Projekt grau hinterlegt, dargestellt.

2.1.2 Neue Aufgabe erstellen

Um eine neue Aufgabe zu erstellen müssen im neuen Datensatz ein Zieldatum für die Aufgabenerledigung, eine Anzahl von Tagen vor dem Zieldatum und ein Mitarbeiter dem diese Aufgabe zugeteilt wird, ausgewählt werden.

Der ausgewählte Mitarbeiter erhält nach dem verlassen / speichern des Datensatzes eine Email mit einer kurzen Info zur Aufgabe. Diese Aufgabe wird in seiner Liste der aktiven Aufgaben ab dem Erinnerungsdatum abzüglich des gewählten Erinnerungszeitraums erscheinen.

Statt einer Aufgabe kann hier auch eine allgemeine Info zum Projekt erstellt werden. Dafür reicht es ein Häckchen unter der Spalte "Info" zu setzen. Mitarbeiter und Erinnerungsdatum müssen dann nicht mehr ausgewählt werden.

Solche "Infos" werden unabhänig vom gewählten Schnellfilter immer in der Liste der Aufgaben angezeigt.

2.1.3 Aufgabe bearbeiten

Im Projekt- und Aufgabenfortschritt haben alle verantwortlichen Mitarbeiter dafür sorge zu tragen ihren Aufgabenstatus stets aktuell zu halten. Dies geschieht immer durch Auswahl des passenden Aufgabenstatus aus dem Kombinationsfeld am Ende des Datensatzes.

Wurde eine Aufgabe vollständig bearbeitet, wird der Status hier auf "Abgeschlossen" gesetzt. Eine abgeschlossene Aufgabe erscheint fortan nicht mehr in der Liste der aktiven Aufgaben.

Ändert sich die Zuständigkeit des Mitarbeiters im Projektverlauf kann die Aufgabe auch einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden.
Dies geschieht durch Auswahl des passenden Mitarbeiters aus dem Kombinationsfeld am Zeilenende.

Der neu gewählte Mitarbeiter erhält auf Wunsch auch hier eine Email über die neu zugeteilte Aufgabe.

2.2.1 Meine Projekte

Beim öffnen der Projektabwicklung lässt sich per Schnellfilter auf "Meine Projekte" umschalten. Dem zur Folge werden nur Projekte angezeigt an welchen der angemeldete Benutzer beteiligt ist. Das kann praktisch sein um die Auswahl der angezeigten Projekte stark einzuschränken.

2.2.2 Voraussetzungen für die Anzeige von Projekten

Nicht alle Projekte werden in der Projektabwicklung angezeigt. Bereits abgeschlossene Projekte, oder Projekte die kaufmännisch in einen Projektstatus übergegangen sind, der keine weiteren Eingaben in die Zeiterfassung zu diesem Projekt mehr ermöglicht, werden in der Projektabwicklung auch nicht mehr zur Auswahl angeboten.
Abgelehnte Projekte werden ebenfalls nicht in der Projektabwicklung angezeigt.

Eine weitere Voraussetzung für die Anzeige ist, dass der entsprechende Mitarbeiter von dem verantwortlichen Sachbearbeiter im Projektmanagement auch in der Datenbank dem Projekt zugewiesen wurde.

Sollte ein benötigtes Projekt einmal nicht in der Liste der verfügbaren Projekte erscheinen ist es nötig mit dem zuständigen Sachbearbeiter im Büro oder Projektmanagement Kontakt aufzunehmen. Nach dem das Projekt angelegt und synchronisiert wurde können dann ohne weitere Verzögerung weitere Daten eingegeben werden.

2.3.1 Zeiten, Material & Leihgeräte

Der zeitliche Arbeitsaufwand, das verwendete Material und eingesetzte Messgeräte müssen für jedes Projekt erfasst und protokolliert werden damit das Büro zu einem späteren Zeitpunkt den angefallen Aufwand dem Kunden in Rechnung stellen kann.

Dies geschieht von jedem Mitarbeiter in eigener Verantwortung über die Projektabwicklung. Die eingegeben Daten werden zu einem späteren Zeitpunkt vom Büro geprüft und weiter verarbeitet. Es obliegt also auch der Verantwortung jedes einzelnen möglichst konkrete Angaben zu den eingegeben Zeiten und Kosten zu machen. Sollten Unklarheiten oder Fragen auftreten ist immer der direkte Kontakt zum verantwortlichen Sachbearbeiter zu suchen.

2.3.2 Neue Daten eingeben

Neue Arbeitszeiten werden unter "Projektzeiten", Materialkosten unter "Projektkosten", und verwendete Messgeräte unter "Prüfmittelkosten" erfasst.
Alle Eingaben auf einen Blick stehen übergreifend auf einer Liste in einer Misch-Ansicht unter "Alle Leistungen" zur Verfügung.

Projektzeiten

Für jede neue Eingabe in die Projektzeiten muss zuerst ein Mitarbeiter ausgewählt werden. Erst dann steht der neue Datensatz zur Verfügung!
Folgende Daten müssen hier eingegeben werden.

• Datum: Datum an dem die Leistung erbracht wurde
• Verrechnungssatz / Nebenkosten: Es wird eine Position ausgewählt die vorher vom Büro hinterlegt wurde. So wird sichergestellt dass eingegebene Informationen später auf der Abrechnung korrekt zugeordnet werden können.
  Sollte eine benötigte Position nicht vorhanden sein kann das Feld leer gelassen werden. Es wird automatisch ein Konflikt erstellt und dem Büro mitgeteilt. Die nachfolgenden Angaben, insbesondere die Beschreibung müssen dennoch genau gemacht werden.
• Menge: Eine Anzahl die die Menge der erbrachten Leistung in Bezug auf die Einheit definiert. Also z.B. die Anzahl der gearbeiteten Stunden
• Einheit: z.B. Stunde oder Stück. Muss nur händisch befüllt werden wenn kein Verrechnungssatz gewählt wurde
• E-Preis:  Preis pro Einheit z.B. Stück. Muss nur händisch befüllt werden wenn kein Verrechnungssatz gewählt wurde oder es sich um private Fahrkilometer handelt.
• Beschreibung: Eine möglichst genaue Beschreibung der Tätigkeit
• Zuschlag: Ermöglicht die Auswahl eines Überstundenzuschlags (nur für Arbeitszeiten)
• Steuer: Ein Häkchen wird gesetzt wenn der Mitarbeiter die eingegeben Position auf seiner Einkommensteuer geltend machen kann
• Ausl.: Ein Häkchen wird gesetzt wenn der Mitarbeiter die Kosten für die gewählte Position selbst übernommen hat und später erstattet bekommen soll
• Ber.: Ein Häkchen wird gesetzt wenn die Position dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Im Normalfall sollte hier aber kein manuelles Verändern notwendig sein!

Projektkosten

Projektkosten werden unabhängig vom Mitarbeiter erfasst. Sämtliches verwendetes Material wird hier notiert.

• Datum: Datum an dem die Leistung erbracht wurde
• Artikel: Es wird eine Position ausgewählt die vorher vom Büro hinterlegt wurde. So wird sichergestellt dass eingegebene Informationen später auf der Abrechnung korrekt zugeordnet werden können.
  Sollte eine benötigte Position nicht vorhanden sein kann das Feld leer gelassen werden. Es wird automatisch ein Konflikt erstellt und dem Büro mitgeteilt. Die nachfolgenden Angaben, insbesondere die Beschreibung müssen dennoch genau gemacht werden.
• Menge: Die Menge des verwendeten Artikels
• Einheit: Muss nur händisch befüllt werden wenn keine Artikel gewählt wurde
• E-Preis:  Preis pro Einheit z.B. Stück. Muss nur händisch befüllt werden wenn kein Artikel gewählt wurde
• Ausl.: Ein Häkchen wird gesetzt wenn der Mitarbeiter die Kosten für den gewählten Artikel selbst übernommen hat und später erstattet bekommen soll. Wird unter Projektkosten ein Häkchen für Auslage gesetzt muss auch der Mitarbeiter ausgewählt werden.
• Ber.: Ein Häkchen wird gesetzt wenn der Artikel dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Im Normalfall sollte hier kein manuelles Verändern notwendig sein!

Prüfmittelkosten

Prüfmittelkosten werden unabhängig vom Mitarbeiter erfasst. Nur Prüfmittel die nicht im Prüfmittelgepäck des Mitarbeiters sind werden hier protokolliert.

• Datum von -bis: Datum von wann bis wann das Messgerät eingesetzt wurde
• Geräteart: Es wird eine Position ausgewählt die vorher vom Büro hinterlegt wurde. So wird sichergestellt dass eingegebene Informationen später auf der Abrechnung korrekt zugeordnet werden können.
  Sollte eine benötigte Position nicht vorhanden sein kann das Feld leer gelassen werden. Es wird automatisch ein Konflikt erstellt und dem Büro mitgeteilt. Die nachfolgenden Angaben, insbesondere die Beschreibung müssen dennoch genau gemacht werden.
• Menge: Die Dauer für die das Prüfmittel eingesetzt wurde
• Einheit: Muss nur händisch befüllt werden wenn keine Geräteart ausgewählt werden konnte
• Ber.: Ein Häkchen wird gesetzt wenn das Gerät dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Im Normalfall sollte hier kein manuelles Verändern notwendig sein!

2.3.3 Bestehende Daten verändern

Bereits erstellte Daten können auch im Nachhinein noch verändert werden. Das geht aber nur solange eine Position noch nicht weiter verrechnet wurde. Ist dies der Fall äußert sich dass dadurch das sämtliche Eingaben auf diesem Datensatz ignoriert werden. Außerdem gilt zu beachten dass bei entsprechender Rücksprache mit dem Büro keine Daten mehr verändert werden dürfen, selbst wenn dies Softwareseitig noch möglich sein sollte.

Durch die Möglichkeit offline mit Daten zu arbeiten, kann es schnell passieren dass ein Mitarbeiter seine Daten für ein im Büro bereits abgeschlossenes Projekt noch nicht synchronisiert hat. Regelmäßiges synchronisieren und eine solide Absprache sind deshalb äußerst wichtig!

2.4.1 Aufwendungen & Reisekosten für die persönliche Einkommensteuer

Mit den Positionen "Fahrkilometer Privatauto - Wohnung / Arbeitsstätte" und "Verpflegungsmehraufwand xy Std." können in der Zeiterfassung für die eigene Einkommensteuer relevante, weil absetzbare, Umkosten erfasst werden.

Die eingegeben Positionen sind rein Personalrelevant und erscheinen nur auf den Personalberichten welche über die Optionenleiste zugänglich sind.

2.4.2 Abwesenheiten erfassen

Über den Reiter "Abwesenheiten" müssen für Mitarbeiter die Aufwandsabhängig bezahlt werden, in Anspruch genommene Urlaubstage, Krankheitsausfälle, bezahlten Schulungen und alle weiteren außergewöhnlichen Abwesenheiten erfasst werden.

Um die Eingabe zu ermöglichen muss ein Mitarbeiter gewählt werden. Eingegeben werden folgende Daten.

• Datum von - bis: Datum von wann bis wann der Mitarbeiter nicht gearbeitet hat
• Zeit von - bis: ggf. Uhrzeit von wann bis wann der Mitarbeiter nicht gearbeitet hat, wenn es keine ganzen Tage waren
• Grund der Abwesenheit: Grund für die Abwesnheit
• Menge: Eine Menge wird errechnet (Standardarbeitstag = 8 Std.). Dieser Wert ist ggf. anzupassen und nur als Vorschlag zu verstehen
• Bezahlt: Wenn der Mitarbeiter für die angegebene Zeit trotzdem bezahlt wird, z.B. bei bezahlten Schulungen

Die erfassten Abwesenheiten werden auf dem persönlichen Zeitnachweis verrechnet und fließen in die Kalkulation zur Gehaltsberechnung mit ein.