1.2.1 Sortieren von Datensätzen

Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift einer Spalte lassen sich die Daten nach den Werten der entsprechenden Spalte sortieren.

Der erste Klick sortiert dabei aufsteigend, der zweite Klick absteigend.

1.2.2 Suchen bzw. Filtern von Datensätzen

Wird nach einen bestimmten Datensatz gesucht, z.B. nach dem Projekt "11179-MM" bietet es sich an die Filterfunktion zu verwenden.

Dafür wird direkt unter der Spalte in der man einen bestimmten Wert suchen möchte (in unserem Fall die Projekt-Nr.) der Cursor in das Feld mit dem Suchhinweis gesetzt. Der Hinweis verschwindet, man gibt den gewünschten Suchbegriff ein und betätigt die Eingabetaste (Enter/Return).

Es werden nun nur die Datensätze angezeigt die dem gewählten Kriterium entsprechen. Als Hinweis für einen aktiven Filter wird der "Suche löschen"-Button mit roter Schrift dargestellt.

Möchte man nun wieder alle Datensätze anzeigen und die Suchkriterien entfernen drück man auf den "Suche löschen"-Button.

An vielen Stellen stehen zudem Schnellfilter zur Verfügung. Schnellfilter gibt es in unterschiedlichen Varianten:

Sofortauswahl

Anzeige aller Datensätzen die denangeklickten Buchstaben als Anfangsbuchstaben in der Namensgebenden Spalte haben

Statusfilter

Zeigt nur Datensätze einem bestimmten Status nach an. Im Fall der Projektabwicklung wird hierführ die Projektphase verwendet

Auswahlfilter

Zeigt nur Datensätze für eine bestimmte Auswahl an. Im Fall der Projektabwicklung z.B. für einen bestimmten Mitarbeiter oder Zeitraum.

1.2.3 Neuen Datensatz eingeben

Sofern es das Benutzerrecht erlaubt lassen sich neue Datensätze anfügen. Für Elterndaten/Hauptformulare gibte es einen speziellien Button unter dem Suchfeld anlegen. Später wird das z.B. für Techniker interessant um ein neues Messprotokoll anzulegen.

In der Projektabwicklung lassen sich neue Datensätze nur für Unterdatenformulare bzw. für Projektzeiten und Abwesenheiten anlegen. Nicht immer ist jedoch ein neuer Datensatz möglich. Befindet man sich z.B. im Reiter Projektzeiten muss zuerst ein Mitarbeiter ausgewählt werden damit die Eingabe möglich wird. Um eine neue Eingabe zu machen muss dann zur letzten Zeile der Datensicht navigiert werden. Unter dem letzten Datensatz befindet sich ein neuer (leerer) Datensatz.

Sobald Informationen in den leeren Datensatz geschrieben oder ausgewählt werden, erscheint wieder eine neue leere Zeile. Der Datensatz mit den eigenen Eingaben wird gespeichert sobald dieser mit Klick in einen anderen Datensatz verlassen, oder die Datensicht geschlossen wird.

Viele Felder werden als Pflichteingaben behandelt, d.h. es ist nicht möglich fortzufahren bevor ein Wert in das entsprechende Feld eingegeben wurde. Diese Pflichfelder werden durch ein Sternchen "*" in der Spaltenüberschrift gekennzeichnet.

Die Eingabe von Daten in einen bestehenden oder neuen Datensatz kann abgebrochen werden sofern der Datensatz noch nicht durch verlassen gespeichert wurde. Die Eingabe in das aktuelle Feld wird durch betätigen der "Escape"-Taste abgebrochen. Ein erneutes betätigen verwirft dabei den kompletten Datensatz.

1.2.4 Datensatz löschen

An vielen Stellen lassen sich Eingaben auch wieder löschen. Dies ist immer durch einen "Löschen"-Button am Ende der Datensatzzeile gekennzeichnet.

Dabei gilt es zu unterscheiden zwischen den 2 Varianten des löschens:

Ausblenden / Deaktivieren

Datensätze wie z.B. eine Firma werden immer wieder in anderen Datensätzen referenziert. Zum Beispiel wird im Projekt ein Auftraggeber, Auftragnehmer, Rechnungsempfänger und Leistungsnehmer verknüpft. Eine Firma lässt sich daher nicht endgültig löschen, sondern nur ausblenden. Für diese Fälle wird neben den Suchfeldern ein Button zum Umschalten der Ansicht angezeigt.

Nach Klick auf den Button werden nur gelöschte/ausgeblendete Datensätze angzeigt und können über den "Wiederherstellen"-Button von hier aus auch wiedehergestellt werden.

Endgültig Löschen

Alle anderen Datensätze werden endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Das geschieht dann immer mit einer Sicherheitsabfrage ob der Datensatz auch wirklich gelöscht werden soll, um versehentliches löschen zu vermeiden.