2.3.1 Zeiten, Material & Leihgeräte

Der zeitliche Arbeitsaufwand, das verwendete Material und eingesetzte Messgeräte müssen für jedes Projekt erfasst und protokolliert werden damit das Büro zu einem späteren Zeitpunkt den angefallen Aufwand dem Kunden in Rechnung stellen kann.

Dies geschieht von jedem Mitarbeiter in eigener Verantwortung über die Projektabwicklung. Die eingegeben Daten werden zu einem späteren Zeitpunkt vom Büro geprüft und weiter verarbeitet. Es obliegt also auch der Verantwortung jedes einzelnen möglichst konkrete Angaben zu den eingegeben Zeiten und Kosten zu machen. Sollten Unklarheiten oder Fragen auftreten ist immer der direkte Kontakt zum verantwortlichen Sachbearbeiter zu suchen.

2.3.2 Neue Daten eingeben

Neue Arbeitszeiten werden unter "Projektzeiten", Materialkosten unter "Projektkosten", und verwendete Messgeräte unter "Prüfmittelkosten" erfasst.
Alle Eingaben auf einen Blick stehen übergreifend auf einer Liste in einer Misch-Ansicht unter "Alle Leistungen" zur Verfügung.

Projektzeiten

Für jede neue Eingabe in die Projektzeiten muss zuerst ein Mitarbeiter ausgewählt werden. Erst dann steht der neue Datensatz zur Verfügung!
Folgende Daten müssen hier eingegeben werden.

• Datum: Datum an dem die Leistung erbracht wurde
• Verrechnungssatz / Nebenkosten: Es wird eine Position ausgewählt die vorher vom Büro hinterlegt wurde. So wird sichergestellt dass eingegebene Informationen später auf der Abrechnung korrekt zugeordnet werden können.
  Sollte eine benötigte Position nicht vorhanden sein kann das Feld leer gelassen werden. Es wird automatisch ein Konflikt erstellt und dem Büro mitgeteilt. Die nachfolgenden Angaben, insbesondere die Beschreibung müssen dennoch genau gemacht werden.
• Menge: Eine Anzahl die die Menge der erbrachten Leistung in Bezug auf die Einheit definiert. Also z.B. die Anzahl der gearbeiteten Stunden
• Einheit: z.B. Stunde oder Stück. Muss nur händisch befüllt werden wenn kein Verrechnungssatz gewählt wurde
• E-Preis:  Preis pro Einheit z.B. Stück. Muss nur händisch befüllt werden wenn kein Verrechnungssatz gewählt wurde oder es sich um private Fahrkilometer handelt.
• Beschreibung: Eine möglichst genaue Beschreibung der Tätigkeit
• Zuschlag: Ermöglicht die Auswahl eines Überstundenzuschlags (nur für Arbeitszeiten)
• Steuer: Ein Häkchen wird gesetzt wenn der Mitarbeiter die eingegeben Position auf seiner Einkommensteuer geltend machen kann
• Ausl.: Ein Häkchen wird gesetzt wenn der Mitarbeiter die Kosten für die gewählte Position selbst übernommen hat und später erstattet bekommen soll
• Ber.: Ein Häkchen wird gesetzt wenn die Position dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Im Normalfall sollte hier aber kein manuelles Verändern notwendig sein!

Projektkosten

Projektkosten werden unabhängig vom Mitarbeiter erfasst. Sämtliches verwendetes Material wird hier notiert.

• Datum: Datum an dem die Leistung erbracht wurde
• Artikel: Es wird eine Position ausgewählt die vorher vom Büro hinterlegt wurde. So wird sichergestellt dass eingegebene Informationen später auf der Abrechnung korrekt zugeordnet werden können.
  Sollte eine benötigte Position nicht vorhanden sein kann das Feld leer gelassen werden. Es wird automatisch ein Konflikt erstellt und dem Büro mitgeteilt. Die nachfolgenden Angaben, insbesondere die Beschreibung müssen dennoch genau gemacht werden.
• Menge: Die Menge des verwendeten Artikels
• Einheit: Muss nur händisch befüllt werden wenn keine Artikel gewählt wurde
• E-Preis:  Preis pro Einheit z.B. Stück. Muss nur händisch befüllt werden wenn kein Artikel gewählt wurde
• Ausl.: Ein Häkchen wird gesetzt wenn der Mitarbeiter die Kosten für den gewählten Artikel selbst übernommen hat und später erstattet bekommen soll. Wird unter Projektkosten ein Häkchen für Auslage gesetzt muss auch der Mitarbeiter ausgewählt werden.
• Ber.: Ein Häkchen wird gesetzt wenn der Artikel dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Im Normalfall sollte hier kein manuelles Verändern notwendig sein!

Prüfmittelkosten

Prüfmittelkosten werden unabhängig vom Mitarbeiter erfasst. Nur Prüfmittel die nicht im Prüfmittelgepäck des Mitarbeiters sind werden hier protokolliert.

• Datum von -bis: Datum von wann bis wann das Messgerät eingesetzt wurde
• Geräteart: Es wird eine Position ausgewählt die vorher vom Büro hinterlegt wurde. So wird sichergestellt dass eingegebene Informationen später auf der Abrechnung korrekt zugeordnet werden können.
  Sollte eine benötigte Position nicht vorhanden sein kann das Feld leer gelassen werden. Es wird automatisch ein Konflikt erstellt und dem Büro mitgeteilt. Die nachfolgenden Angaben, insbesondere die Beschreibung müssen dennoch genau gemacht werden.
• Menge: Die Dauer für die das Prüfmittel eingesetzt wurde
• Einheit: Muss nur händisch befüllt werden wenn keine Geräteart ausgewählt werden konnte
• Ber.: Ein Häkchen wird gesetzt wenn das Gerät dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Im Normalfall sollte hier kein manuelles Verändern notwendig sein!

2.3.3 Bestehende Daten verändern

Bereits erstellte Daten können auch im Nachhinein noch verändert werden. Das geht aber nur solange eine Position noch nicht weiter verrechnet wurde. Ist dies der Fall äußert sich dass dadurch das sämtliche Eingaben auf diesem Datensatz ignoriert werden. Außerdem gilt zu beachten dass bei entsprechender Rücksprache mit dem Büro keine Daten mehr verändert werden dürfen, selbst wenn dies Softwareseitig noch möglich sein sollte.

Durch die Möglichkeit offline mit Daten zu arbeiten, kann es schnell passieren dass ein Mitarbeiter seine Daten für ein im Büro bereits abgeschlossenes Projekt noch nicht synchronisiert hat. Regelmäßiges synchronisieren und eine solide Absprache sind deshalb äußerst wichtig!